Après avoir lu le guide sur la façon d'ouvrir un commerce électronique, vous avez lancé votre entreprise en ligne et enregistré vos premières ventes. C'est pourquoi vous recherchez un programme qui vous permette à la fois de tenir à jour vos revenus et dépenses d'entreprise et de créer des factures pour les clients. Sur les conseils de votre partenaire, vous avez décidé d'utiliser Excel, le célèbre programme de création et d'édition de feuilles de calcul inclus dans la suite Office de Microsoft. Cependant, n'étant pas très expérimenté dans son utilisation, vous souhaitez comprendre son fonctionnement et, surtout, savoir comment l'utiliser pour créer des factures.
Si c'est le cas, laissez-moi vous dire que vous êtes venu au bon endroit au bon moment. Avec le guide d'aujourd'hui, en fait, on va expliquer comment utiliser Excel pour les factures, à la fois en utilisant des modèles prêts à l'emploi et en en créant de nouveaux à partir de zéro. Oui, vous avez bien lu : avec Excel, vous pouvez créer un modèle de facture personnalisé, incluant toutes vos données et même le logo de votre entreprise, ou choisir l'un des nombreux modèles standard disponibles gratuitement dans le catalogue Excel ou à télécharger sur le Web. Pratique, n'est-ce pas ?
Si vous êtes d'accord, ne perdons plus de temps à bavarder et passons aux choses sérieuses. Mettez-vous à l'aise, prenez cinq minutes de repos et lisez les paragraphes suivants. Suivez attentivement les "conseils" ci-dessous, essayez de les mettre en pratique et soyez assuré que vous pourrez utiliser Excel pour créer et gérer vos comptes d'entreprise. Il ne reste plus qu'à vous souhaiter bonne lecture et bonne chance pour tout !
Utilisation d'Excel avec des modèles de factures
La solution la plus simple pour utiliser Excel pour les factures est de s'appuyer sur des modèles prêts à l'emploi. En effet, le célèbre logiciel de création et d'édition de feuilles de calcul, également disponible en ligne, permet d'utiliser des modèles standard disponibles gratuitement dans son catalogue et d'en télécharger d'autres sur le site officiel de l'Office.
Pour visualiser les modèles de factures disponibles en Excel, démarrez le logiciel et, dans son écran principal, tapez "Facture" dans le champ de recherche en haut à gauche (sur macOS, il est en haut à droite). Faites ensuite défiler la liste des modèles disponibles et trouvez celui qui vous intéresse (compte de profits et pertes, facture commerciale, facture en euros, facture vierge, facture simple, facture avec frais financiers, registre des factures de vente, etc.). Puis, double-cliquez sur le modèle qui vous intéresse pour commencer à le modifier avec vos données.
Si les modèles disponibles dans Excel n'ont pas été complétés pour répondre à vos besoins et que vous souhaitez télécharger d'autres modèles, veuillez cliquer sur l'élément Factures et localiser les modèles pour Excel sur la page nouvellement ouverte. Une fois que vous avez choisi celui qui vous intéresse, cliquez sur son image de prévisualisation pour accéder à l'onglet de description, puis cliquez sur le bouton Télécharger pour commencer à télécharger le modèle sur votre ordinateur ou cliquez sur l'option Modifier de votre navigateur pour ouvrir le modèle avec Excel Online.
Si vous avez choisi de télécharger le modèle sur votre ordinateur, le fichier sera lancé automatiquement avec Excel (mais ne sera pas ajouté à la liste des modèles) et vous pourrez commencer à saisir vos données de facturation immédiatement et apporter les modifications que vous préférez. Une fois le travail effectué, cliquez sur l'élément Fichier du menu supérieur et sélectionnez Enregistrer sous pour enregistrer le fichier Excel ou sélectionnez l'option Imprimer pour imprimer une copie papier de la facture ou l'exporter sur votre ordinateur au format PDF.
En outre, si vous souhaitez ajouter le modèle téléchargé à la liste des modèles Excel, si vous utilisez un PC Windows, cliquez sur les éléments Fichier et Enregistrer sous, sélectionnez l'option Parcourir et, dans la fenêtre qui vient de s'ouvrir, sélectionnez l'élément Modèle Excel via le menu déroulant à côté de l'option Enregistrer sous. Saisissez, ensuite, le nom dans le champ Nom du fichier, appuyez sur le bouton Enregistrer et vous avez terminé.
Si vous utilisez un Mac, cliquez sur les éléments Fichier et Enregistrer comme modèle, assurez-vous que le dossier Modèles est sélectionné à côté de l'élément Situé dans et entrez un nom pour le modèle et appuyez sur le bouton Enregistrer.
Enfin, vous devez savoir que le site web de l'Office n'est pas la seule source pour trouver et télécharger des modèles pour Excel. En fait, en écrivant sur Google "Modèles de factures Excel", vous pouvez en trouver beaucoup plus, avec la possibilité d'affiner votre recherche et de trouver le modèle qui correspond le mieux à vos besoins (par exemple en écrivant "Modèles de factures Excel avec frais financiers").
Créer une facture avec Excel
Si les modèles prêts à l'emploi ne vous conviennent pas, sachez que vous pouvez créer une facture avec Excel à partir de zéro. C'est une solution à envisager si vous avez une capacité minimale pour utiliser les fonctions de base du programme.
Pour créer une facture avec Excel, démarrez le logiciel et, dans son écran principal, double-cliquez sur l'élément "Carnet de travail vide" pour ouvrir un nouveau projet vide. Maintenant, si la facture doit être imprimée, il est essentiel de fixer les marges de manière à ce que la totalité de la facture entre sur la feuille au moment de l'impression. Sélectionnez ensuite l'option Mise en page dans le menu supérieur, cliquez sur l'élément Marges et choisissez l'une des options disponibles parmi Normal, Large et Étroit pour définir les marges que vous préférez. Vous pouvez, également, sélectionner l'option "Marges personnalisées" pour définir les marges à votre convenance.
Automatiquement, des lignes pointillées apparaîtront sur la feuille de calcul Excel délimitant la zone à utiliser pour votre facture. En outre, vous pouvez, également, déterminer l'orientation de la page en cliquant sur Orientation (toujours disponible dans la section Mise en page) et en sélectionnant Vertical ou Horizontal selon la manière dont vous souhaitez définir votre facture.
Maintenant, cliquez sur l'élément Accueil et commencez à créer la structure de la facture en utilisant la fonction Bords (l'icône du carré en pointillés) qui vous permet de dessiner des tableaux et des carrés et aussi de définir le style et la couleur des lignes. Vous devez savoir qu'il n'y a pas de schéma précis à suivre et que chaque facture peut être personnalisée à votre guise. Toutefois, il vous est recommandé de créer une case en haut pour insérer le logo et les informations de votre entreprise, les références au numéro de facture et à la date d'émission ainsi que les données du client auquel le document est destiné (peut-être dans une case en haut à droite).
En plus des boîtes construites à la main comme déjà indiqué précédemment, sachez que vous pouvez créer de véritables tableaux constitués de données organisées qui peuvent être triées, agencées et manipulées selon des règles précises. Pour ce faire, sélectionnez les cellules dans lesquelles vous souhaitez construire le tableau, cliquez sur l'élément Insérer dans le menu supérieur et sélectionnez l'option Tableau, puis appuyez sur le bouton OK et procédez à la personnalisation du tableau. Pour en savoir plus sur ce sujet, vous pouvez lire le guide sur la façon de faire un tableau en Excel.
Il ne vous reste plus qu'à personnaliser votre facture en saisissant vos données et en préparant les calculs automatiquement. Par exemple, si votre facture indique les coûts unitaires des produits vendus, vous pouvez créer une cellule appelée Total dans laquelle vous pouvez automatiquement afficher le montant total de la facture. Pour ce faire, il suffit d'utiliser la fonction =SUM([numéro de cellule]) où, au lieu de [numéro de cellule], vous devez entrer les coordonnées des cellules contenant les valeurs à ajouter.
Outre la lecture du guide sur l'utilisation d'Excel, pour créer votre facture de la meilleure façon possible, vous pouvez consulter les guides sur l'addition dans Excel, la soustraction dans Excel, la multiplication dans Excel, la moyenne dans Excel, le calcul du pourcentage dans Excel et la soustraction du pourcentage dans Excel.
Une fois la création de votre facture terminée, il vous suffit de l'enregistrer, de l'imprimer ou de l'exporter au format PDF. Sélectionnez ensuite l'élément Fichier dans le menu supérieur et choisissez l'option Enregistrer sous pour enregistrer le fichier Excel sur votre ordinateur ou l'option Imprimer pour imprimer une copie papier de la facture ou l'exporter au format PDF.
Utilisation d'Excel pour les factures sur les smartphones et les tablettes
Si vous vous demandez si vous pouvez utiliser Excel pour les factures sur les smartphones et les tablettes, la réponse est oui. En fait, le célèbre programme domestique de Microsoft est, également, disponible sous la forme d'une application pour les appareils Android, iOS et Windows 10 Mobile et est gratuit pour tous les appareils d'une taille égale ou inférieure à 10.1″ (sinon, il nécessite un abonnement au service Office 365, à partir de 7 euros/mois).
Après avoir téléchargé l'application depuis votre magasin d'appareils, lancez-la. Sélectionnez l'élément Compte dans le menu du bas et appuyez sur le bouton Connexion pour saisir vos identifiants de compte Microsoft et accéder aux factures que vous avez précédemment stockées en ligne.
Si, en revanche, vous souhaitez créer une nouvelle facture, appuyez sur Nouveau en bas de page et sur l'option Vider le classeur pour créer une facture à partir de zéro. Ensuite, appuyez sur l'icône du crayon en haut pour insérer du texte dans une cellule, tandis que l'icône à trois points vous donne accès à toutes les autres fonctions, telles que l'ajout de bordures, l'alignement du texte, la gestion des couleurs de remplissage, etc.
Vous pouvez, également, créer une facture sur Excel à l'aide d'un modèle prêt à l'emploi, en la personnalisant en fonction de vos besoins. Sélectionnez ensuite Nouveau en bas et faites défiler l'écran des modèles disponibles jusqu'à ce que vous trouviez un modèle de facture.Alors, double-cliquez sur son image de prévisualisation pour l'ouvrir et commencer à l'éditer à l'aide des outils du menu du bas ou du haut.
Lorsque vous avez fini d'éditer votre facture, appuyez sur l'icône de la feuille en haut à gauche et sélectionnez un des éléments disponibles selon vos besoins. Enregistrer une copie pour sauvegarder la facture ; Envoyer une copie pour envoyer la facture par courriel ou en utilisant une application prise en charge (WhatsApp, Telegram, etc.) ou Exporter pour sauvegarder la facture au format PDF ou ODS. Dans ce dernier cas, vous trouverez peut-être utile le guide sur la manière d'ouvrir les fichiers ODS.
